Todas las empresas constituidas deben tener desde el año 2008 un NIF o Número de Identificación Fiscal que valide su actividad como tal, en el ámbito empresarial. Sin embargo, en muchos casos todavía hay quien busca el cif de empresa, que es otro documento oficial que se utiliza con mucha frecuencia.
La realidad imperante es que para existir legalmente, una persona, una empresa o una persona jurídica tiene asociados una serie de letras y números que conforman el NIF, o el anterior CIF. Son como la matrícula de los vehículos, es decir, el código que los distingue de otras entidades de carácter similar.
La idea más extendida es que el NIF se utiliza pera personas, mientras que el CIF era el documento habitual para entidades y empresas. Pero esto cambió oficialmente a partir del año 2008, cuando entró en vigor el Real Decreto 1065/2007 que dejaba las siglas CIF sin vigencia.
Historia del actual NIF
En 2008, y concretamente tras la entrada en vigor del Real Decreto citado, el documento NIF pasaba a identificar tanto a personas como empresas. La confusión sigue muy presente porque casi 15 años más tarde todavía es habitual encontrar documentos que solicitan el CIF o vocabulario jurídico en el que se habla de este término.
En muchos software de contabilidad es común encontrar el término CIF. Esto explica por qué en algunos contextos estas siglas continúan haciendo referencia a las empresas y el NIF a autónomos y personas jurídicas.
Sea como fuere, el código NIF actual no es un documento único válido para cualquier empresa. En función de su tipología tendrá una estructura u otra. Todos están formados por letras y números, pero ninguno de estos caracteres es aleatorio. El primero de ellos es una letra, y tras este le siguen siete dígitos que también tienen su naturaleza.
¿Cómo se estructura el código NIF de una empresa?
El primer carácter del NIF o Número de Identificación Fiscal determina el tipo de empresa. Va de la letra A a la Z, aunque no se utilizan todas por igual. Las más comunes son desde la A a la H sin interrupción y después la J.
Cada una de estas valida lo siguiente: la A se utiliza para las Sociedades Anónimas, la B para las Sociedades de Responsabilidad Limitada, la C para las Sociedades Colectivas, la D para las Sociedades Comanditarias, la E para las Comunidades de Bienes, la F para las Sociedades Cooperativas, la G para las Asociaciones, la H para Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal y finalmente la J para sociedades civiles.
Existen otros caracteres alfabéticos que actualmente están en desuso, como el K, el L o el M. El N por ejemplo identifica a entidades extranjeras, el Q es el que se utiliza para organismos públicos y el U identifica a Uniones temporales de empresas. Con la modificación legal del año 2008 se introdujeron cambios en estas asociaciones, de modo que la clave Q se desdoblaba en dos (Q y R), o la propia N, también en dos (N y W)
Tras este primer elemento diferenciador llegan dos dígitos que validan la provincia de la empresa. Va por orden alfabético, siendo el 01 Álava y el 50 Zaragoza. Algunas provincias tienen más de un doble dígito válido, como Madrid, Valencia, la propia Zaragoza, Barcelona, Sevilla, Tarragona, Córdoba, Málaga o Murcia, entre otras.
Los últimos cinco dígitos dependen de la inscripción en el registro provincial y el último, pues el NIF está conformado por una letra y ocho dígitos, es el de control, que varía en función del tipo de entidad.
Diferencia entre NIF y CIF
Ahora que ya sabemos cómo se construye el NIF, y que la normativa legal valida este documento desde el año 2008, podemos dar por sentado que no existen diferencias entre esta identificación y el CIF, ya que la última desapareció con el cambio legal.
La idea de introducir un Real Decreto perseguía simplificar trámites administrativos y fiscales. Hoy en día solo está en valor el NIF, que no es más que el documento que valida la oficialidad y legalidad de una empresa.
Las personas físicas también tienen su NIF, pero en su caso es similar al del Documento Nacional de Identidad. Y por último, el NIE ejerce el mismo papel, pero es el documento que se expide a los extranjeros con permiso de residencia en España que aún no disponen de la nacionalidad. En su caso, la estructura es una letra (X, Y o Z), siete dígitos y un código de control.
